Privacyverklaring

Versie 1.1 · laatst bijgewerkt op 27 september 2026

Wie zijn wij

Velddesk is een softwareplatform voor ecologisch onderzoek, ontwikkeld en aangeboden door Freek IT uit Beesel.

Onze rol

Afhankelijk van de situatie hebben we een andere rol onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG):

• Verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens van websitebezoekers, mensen die een demo of contact aanvragen, en de contactpersonen van onze klanten (bijvoorbeeld voor facturatie).
• Verwerker voor de gegevens die een klant (bijvoorbeeld een adviesbureau) en zijn medewerkers in het platform vastleggen, zoals waarnemingen, foto's en looproutes. De klant bepaalt waarvoor die gegevens worden gebruikt. De afspraken daarover staan in onze gebruiksvoorwaarden, onder "Verwerking van persoonsgegevens".
• Verwerkingsverantwoordelijke voor het ontwikkelen en trainen van onze eigen modellen, zoals beschreven onder AI en modeltraining. Daarvoor gebruiken we veldgegevens pas nadat we de persoonsgegevens eruit hebben gehaald.

Werk je bij een bureau dat Velddesk gebruikt en heb je een vraag over je gegevens in het platform? Neem dan eerst contact op met je werkgever of opdrachtgever. Wij helpen hen om je verzoek af te handelen.

Welke gegevens en waarom

We verkopen, verhuren of verstrekken geen gegevens aan derden, en gebruiken ze niet voor advertenties. Dat geldt voor persoonsgegevens én voor de veld- en natuurgegevens van klanten.

Locatie en veldgegevens

Omdat Velddesk voor veldwerk is gemaakt, verwerkt de app locatiegegevens. We gaan daar bewust zuinig mee om:

• GPS-positie wordt gebruikt terwijl je de app actief gebruikt, om waarnemingen en foto's op de juiste plek vast te leggen.
• Looproutes worden alleen vastgelegd als je dat zelf start. Ze dienen om de dekking van een onderzoek aan te tonen.
• Foto's: bij het uploaden verwijderen we de locatiegegevens (EXIF) uit het bestand, zodat gevoelige plekken van beschermde soorten niet via een foto uitlekken. De locatie blijft alleen bij de waarneming in het platform bewaard.
• Spraakmemo's worden omgezet naar tekst op onze eigen server. De audio gaat niet naar een externe spraakdienst.
• SOS-functie: je locatie wordt alleen gedeeld als je zelf op de SOS-knop drukt, en dan alleen met het noodnummer of het noodcontact dat je hebt ingesteld.
• Offline vastgelegde gegevens staan tijdelijk op je apparaat totdat ze zijn gesynchroniseerd.

AI en modeltraining

Velddesk bouwt eigen modellen, zoals Predict, die ecologen helpen gerichter en sneller te werken. Die modellen worden beter naarmate ze van meer veldwerk leren. Daarom gebruiken we de gegevens die in het platform worden vastgelegd om onze modellen en diensten te ontwikkelen, te trainen, te testen en te verbeteren.

• Wat we gebruiken: veld- en natuurgegevens, zoals waarnemingen, soorten, gedrag, locaties van waarnemingen, tijdstippen, weersomstandigheden, terreinkenmerken, foto's en de tekst van spraakmemo's.
• Wat we er eerst uit halen: namen, e-mailadressen, accountgegevens en andere gegevens die naar een persoon verwijzen. Looproutes van medewerkers en de audio van spraakmemo's gebruiken we niet voor training.
• Wat we nooit doen: de gegevens verkopen of uitgeven aan derden, ze delen met externe AI-aanbieders om hún modellen te trainen, of exacte locaties van beschermde soorten openbaar maken.
• Wat van ons is: de getrainde modellen, en de statistieken en inzichten die we eruit afleiden. Die bevatten geen herleidbare klantgegevens en blijven bestaan, ook als een klant stopt.

Omdat we de persoonsgegevens verwijderen vóór het trainen, is er voor deze verwerking geen toestemming van gebruikers nodig. Heb je toch bezwaar tegen deze verwerking van gegevens die over jou gaan? Mail dan naar info@freek.it.

Delen met derden

We delen gegevens alleen als dat nodig is om de dienst te leveren, met partijen die daarvoor passende afspraken met ons hebben gemaakt:

• Hosting: een hostingpartij die het platform en de gegevens voor ons opslaat op servers binnen de EER.
• E-mail: een e-maildienst voor het versturen van systeemmails, zoals het herstellen van een wachtwoord.
• Kaarten: kaartbeelden worden opgehaald bij PDOK en OpenStreetMap. Daarbij ziet de kaartdienst je IP-adres en het kaartgebied dat je bekijkt.
• Weer: voor weersgegevens en -verwachtingen gebruiken we KNMI en Open-Meteo. Daarvoor sturen we de (afgeronde) coördinaten van het projectgebied mee, geen gegevens over jou als persoon.
• Geluiden: lokgeluiden komen van xeno-canto.
• Softwarebibliotheken: een deel van de kaartfuncties wordt geladen via jsDelivr en unpkg. Daarbij ziet die dienst je IP-adres, maar geen gegevens uit het platform.
• NDFF-export: je kiest zelf of en wanneer je waarnemingen aanlevert bij de NDFF.

Deze partijen krijgen alleen wat ze nodig hebben voor hun taak. Geen van hen krijgt klantgegevens om er modellen mee te trainen. Daarnaast kunnen we gegevens verstrekken als de wet ons daartoe verplicht.

Doorgifte buiten de EER

De gegevens in het platform worden opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Het lettertype van deze website en het platform wordt geladen via bunny.net, een Europese dienst die geen cookies plaatst en geen bezoekers volgt. De softwarebibliotheken via jsDelivr en unpkg kunnen vanaf servers buiten de EER worden geleverd; daarbij gaat alleen je IP-adres mee.

Cookies

Deze website plaatst geen tracking- of advertentiecookies en gebruikt geen analysediensten. Het platform gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om je ingelogd te houden en je sessie te beveiligen. Voor deze cookies is geen toestemming nodig.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen, waaronder:

• versleutelde verbindingen (HTTPS);
• wachtwoorden die alleen versleuteld (gehasht) worden opgeslagen;
• een eigen, afgeschermde omgeving per organisatie en rollen per project (beheerder, onderzoeker, bekijker);
• een prullenbak, zodat onbedoeld verwijderde onderzoeken te herstellen zijn;
• dagelijkse back-ups, met een kopie op een aparte locatie.

Merk je een beveiligingsprobleem op? Meld het dan direct via info@freek.it.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je vragen om de verwerking te beperken, bezwaar maken tegen de verwerking, en je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen (dataportabiliteit). Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken.

Stuur je verzoek naar info@freek.it. We reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen, kunnen we je vragen je te identificeren.

Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als het platform nieuwe functies krijgt. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we klanten vooraf per e-mail.