Definities
- Velddesk / wij: Freek IT, Beekstraat 26, Beesel, KvK 98956779, btw NL005363854B56.
- Platform: de Velddesk-software, waaronder de Velddesk-app (iOS en Android), de bureau-omgeving en Predict.
- Klant: de organisatie of zelfstandige die met ons een overeenkomst sluit voor het gebruik van het platform.
- Gebruiker / jij: iedere persoon die via een account van de klant toegang heeft tot het platform.
- Klantgegevens: alle gegevens die de klant of gebruikers in het platform vastleggen, zoals waarnemingen, foto's, spraakmemo's en looproutes.
- Afgeleide gegevens: modellen, statistieken, kenmerken en inzichten die wij afleiden uit klantgegevens, in een vorm die niet herleidbaar is tot de klant of tot personen.
Toepasselijkheid
Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van het platform. Heeft de klant met ons een aparte overeenkomst gesloten, dan gaat die overeenkomst voor als die afwijkt van deze voorwaarden. Algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij we dat schriftelijk hebben afgesproken.
Account en toegang
- Elke klant krijgt een eigen omgeving. De klant beheert welke gebruikers toegang hebben en met welke rol (beheerder, onderzoeker of bekijker).
- Accounts zijn persoonlijk. Deel je inloggegevens niet en kies een sterk wachtwoord.
- Vermoed je dat iemand anders toegang heeft tot je account? Meld dat direct bij je beheerder en bij ons.
- De klant is verantwoordelijk voor wat er binnen zijn omgeving met zijn accounts gebeurt.
Gebruiksrecht
Zolang de overeenkomst loopt en de klant aan zijn verplichtingen voldoet, krijgt de klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om het platform te gebruiken voor zijn eigen ecologische werkzaamheden. Het platform blijft ons eigendom; de klant krijgt geen kopie van de software.
Aanvaardbaar gebruik
Je gebruikt het platform zorgvuldig en in overeenstemming met de wet. Het is niet toegestaan om:
- het platform te gebruiken voor onrechtmatige doelen, of om beschermde soorten of hun verblijfplaatsen te verstoren of te schaden;
- de beveiliging te omzeilen of te testen zonder onze schriftelijke toestemming;
- het platform te kopiëren, na te bouwen of te decompileren, of de modellen systematisch te bevragen om ze na te maken;
- het platform zo zwaar te belasten dat andere klanten er last van hebben.
Jouw gegevens
- Klantgegevens blijven eigendom van de klant. We gebruiken ze om het platform te leveren, te beveiligen en te verbeteren, en om onze modellen te trainen zoals hieronder beschreven. Zie ook Verwerking van persoonsgegevens en onze privacyverklaring.
- We geven klantgegevens niet uit. We verkopen, verhuren of verstrekken klantgegevens niet aan derden, behalve aan de dienstverleners die we nodig hebben om het platform te leveren, of als de wet ons daartoe verplicht.
- De klant kan zijn gegevens op elk moment exporteren, onder meer via de bureau-export, NDFF-CSV, GPX en data-ZIP.
Modeltraining en afgeleide gegevens
- De klant geeft ons een wereldwijd, kosteloos, niet-exclusief, eeuwigdurend en onherroepelijk recht om klantgegevens te gebruiken voor het ontwikkelen, trainen, testen en verbeteren van onze modellen, software en diensten, waaronder Predict.
- Voordat we klantgegevens voor training gebruiken, halen we de persoonsgegevens eruit. Looproutes van medewerkers en de audio van spraakmemo's gebruiken we niet voor training.
- Afgeleide gegevens en getrainde modellen zijn en blijven van ons. We mogen ze vrij gebruiken, ook in diensten voor andere klanten, en ze blijven bestaan na het einde van de overeenkomst. De klant kan niet eisen dat een getraind model opnieuw wordt getraind zonder zijn gegevens.
- We delen klantgegevens niet met externe AI-aanbieders om hún modellen te trainen, en maken exacte locaties van beschermde soorten nooit openbaar, ook niet via een model of een afgeleide dienst.
- Voor dit gebruik betalen we geen vergoeding aan de klant, en de klant betaalt er niets extra voor.
Verwerking van persoonsgegevens
Dit artikel geldt als verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG. De klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in de klantgegevens; wij zijn verwerker. Heeft de klant met ons een aparte verwerkersovereenkomst getekend, dan gaat die voor.
- Wat we verwerken: gegevens van gebruikers (naam, e-mailadres, rol, inloggegevens) en gegevens die zij in het veld vastleggen (locatie, looproutes, tijdstippen, foto's, spraakmemo's en notities). Soms staan daarin ook gegevens van anderen, zoals terreineigenaren of opdrachtgevers.
- Waarvoor: om het platform te leveren, te beveiligen, te onderhouden en te verbeteren, zolang de overeenkomst loopt. We volgen daarbij de instructies van de klant; het normale gebruik van het platform en deze voorwaarden gelden als die instructies.
- Modeltraining: de klant geeft ons de opdracht om persoonsgegevens uit de klantgegevens te verwijderen, zodat we de overgebleven, niet-herleidbare gegevens kunnen gebruiken zoals beschreven onder Modeltraining en afgeleide gegevens. Voor dat gebruik zijn wij zelf verantwoordelijk.
- Geheimhouding: iedereen die bij ons toegang heeft tot klantgegevens, is tot geheimhouding verplicht.
- Beveiliging: we nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals beschreven in onze privacyverklaring. We mogen die maatregelen aanpassen, zolang het beveiligingsniveau niet omlaag gaat.
- Subverwerkers: de klant geeft ons toestemming om subverwerkers in te schakelen, zoals voor hosting en e-mail. We leggen hun dezelfde verplichtingen op. Nieuwe subverwerkers melden we vooraf; de klant kan daar binnen 14 dagen met redenen bezwaar tegen maken. Komen we er niet uit, dan kan de klant de overeenkomst opzeggen.
- Doorgifte: we verwerken klantgegevens binnen de EER, tenzij de wet een passende doorgifte buiten de EER toestaat.
- Rechten van betrokkenen: krijgen wij een verzoek van een betrokkene, dan sturen we dat door naar de klant. De klant handelt het verzoek af; wij helpen waar redelijk. Veel verzoeken kan de klant zelf afhandelen via de export- en verwijderfuncties in het platform.
- Datalekken: ontdekken we een beveiligingsincident dat klantgegevens raakt, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur, aan de klant. De klant beslist of hij het lek meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de betrokkenen.
- Controle: de klant kan maximaal eens per jaar, met 30 dagen vooraankondiging, laten controleren of we ons aan dit artikel houden. De klant draagt de kosten daarvan. Wij kunnen ook een verklaring of rapport aanleveren in plaats van een controle.
- Na afloop: na het einde van de overeenkomst verwijderen we de persoonsgegevens zoals beschreven onder Duur en beëindiging, ook in back-ups, zodra die volgens ons schema worden vervangen.
- Aansprakelijkheid: voor dit artikel geldt dezelfde beperking van aansprakelijkheid als onder Aansprakelijkheid, voor zover de wet dat toestaat.
Gevoelige natuurgegevens
Locaties van beschermde soorten zijn gevoelig. De klant is verantwoordelijk voor een zorgvuldige omgang met deze gegevens, bijvoorbeeld bij het delen van rapporten en exports. Het platform helpt daarbij door locatiegegevens (EXIF) uit foto's te verwijderen.
Analyses, voorspellingen en rapporten
Velddesk ondersteunt de ecoloog, maar vervangt hem niet.
- Predict geeft een inschatting van de kans dat een soort, bijvoorbeeld de das, op een plek voorkomt. Het is een hulpmiddel om gericht te zoeken, geen vaststelling van aan- of afwezigheid.
- Protocolcontrole en de eerste opzet zijn gebaseerd op de protocollen zoals die in het platform zijn opgenomen. De klant controleert of de actuele protocollen en eisen van het bevoegd gezag zijn gevolgd.
- De klant en zijn deskundigen blijven eindverantwoordelijk voor de conclusies, adviezen en rapporten die zij uitbrengen, ook als die zijn gebaseerd op een eerste opzet uit Velddesk.
Veiligheid in het veld
De SOS-knop is een extra hulpmiddel en vervangt geen eigen veiligheidsmaatregelen of werkafspraken. De functie werkt alleen als je telefoon bereik, voldoende batterij en de benodigde toestemmingen heeft. We zijn niet aansprakelijk als een noodoproep of bericht niet aankomt.
Beschikbaarheid en offline gebruik
- We doen ons best om het platform zo goed mogelijk beschikbaar te houden, maar garanderen geen ononderbroken beschikbaarheid.
- Gepland onderhoud kondigen we waar mogelijk vooraf aan en plannen we buiten de belangrijkste veldmomenten.
- Gegevens die offline zijn vastgelegd, staan tot de synchronisatie alleen op je apparaat. Zorg dat je regelmatig synchroniseert; we zijn niet verantwoordelijk voor gegevens die verloren gaan, bijvoorbeeld doordat een apparaat kwijtraakt, kapotgaat of wordt gewist, of doordat een synchronisatie mislukt.
Proefperiode en betaling
- We kunnen een proefperiode aanbieden van 30 dagen. Na afloop stopt de toegang, tenzij de klant een abonnement afsluit.
- De prijzen staan in de offerte of overeenkomst. Betaling vindt vooraf plaats, per maand of per jaar zoals afgesproken, binnen 14 dagen na factuurdatum.
- We kunnen de prijzen eenmaal per jaar aanpassen en melden dat minstens 30 dagen van tevoren.
- Betaalt de klant niet op tijd, dan is hij zonder aanmaning in verzuim en is hij de wettelijke handelsrente verschuldigd. Alle kosten om de betaling te innen, zowel buitengerechtelijk als gerechtelijk, komen voor rekening van de klant.
- De klant mag bedragen die hij ons verschuldigd is niet verrekenen met iets wat hij van ons tegoed denkt te hebben, en mag zijn betaling niet opschorten.
Misbruik en kosten
- Als misbruik geldt in elk geval: handelen in strijd met Aanvaardbaar gebruik, inloggegevens delen met personen zonder eigen account, het platform of de modellen kopiëren, nabouwen of systematisch bevragen, gegevens automatisch uit het platform halen buiten de exportfuncties om, en het platform gebruiken voor iemand anders dan de klant.
- Bij (een vermoeden van) misbruik mogen we direct en zonder voorafgaande waarschuwing accounts blokkeren, de toegang opschorten of de overeenkomst per direct beëindigen. De klant heeft dan geen recht op terugbetaling of schadevergoeding.
- Alle kosten die we door misbruik maken, brengen we in rekening bij de klant. Denk aan onderzoek, herstel, extra server- en supportkosten en juridische bijstand. Ons eigen werk rekenen we tegen ons geldende uurtarief.
- Deelt de klant accounts of gebruiken meer personen het platform dan waarvoor betaald is, dan mogen we het extra gebruik met terugwerkende kracht in rekening brengen tegen de geldende prijzen, vanaf het moment waarop het begon.
- Bij het kopiëren, nabouwen of systematisch bevragen van het platform of de modellen is de klant een direct opeisbare boete verschuldigd van € 10.000 per overtreding, plus € 500 per dag dat de overtreding voortduurt. Deze boete komt bovenop onze overige rechten, waaronder het recht op volledige schadevergoeding.
- De klant vrijwaart ons voor aanspraken van derden, zoals opdrachtgevers of terreineigenaren, die voortkomen uit misbruik of uit gegevens die de klant in het platform heeft gezet.
Intellectueel eigendom
Alle rechten op het platform, de modellen, de software, de vormgeving en de documentatie liggen bij ons of onze licentiegevers. De klant behoudt alle rechten op de klantgegevens en op de rapporten die hij met het platform maakt, met inachtneming van het gebruiksrecht onder Modeltraining en afgeleide gegevens. Suggesties en feedback over het platform mogen we vrij en zonder vergoeding gebruiken.
Geen garanties
- We leveren het platform zoals het is en zoals het beschikbaar is. We garanderen niet dat het platform foutloos, ononderbroken of veilig tegen elke aanval werkt, of dat het geschikt is voor een bepaald doel van de klant.
- We garanderen niet dat uitkomsten van het platform juist of volledig zijn. Dat geldt onder meer voor Predict, protocolcontroles, planningen, de eerste opzet van rapporten, uitgeschreven spraakmemo's, exports en gegevens van externe bronnen zoals kaarten, weer, lokgeluiden en protocollen.
- De klant controleert zelf alle uitkomsten voordat hij ze gebruikt, en blijft volledig verantwoordelijk voor zijn onderzoek, conclusies, adviezen, rapporten en aanleveringen, bijvoorbeeld bij de NDFF of het bevoegd gezag.
Aansprakelijkheid
- We zijn niet aansprakelijk voor schade die voortkomt uit het gebruik van het platform, of uit het niet kunnen gebruiken ervan, behalve voor zover de wet dat niet toestaat.
- In het bijzonder zijn we niet aansprakelijk voor:
- verlies, beschadiging of onjuistheid van gegevens, ook als dat komt door een fout in het platform, een mislukte synchronisatie, een update of een storing;
- gemiste of verkeerd vastgestelde soorten, verblijfplaatsen of waarnemingen, en onjuist toegepaste protocollen;
- boetes, sancties, handhaving of weigering van vergunningen door het bevoegd gezag, en stilgelegde of vertraagde projecten;
- aanspraken van opdrachtgevers, terreineigenaren of andere derden tegen de klant;
- indirecte schade en gevolgschade, zoals gederfde winst, gemiste opdrachten, reputatieschade en de kosten van nieuw veldwerk of een nieuw rapport;
- schade door diensten van derden, zoals hosting, kaarten, weer, app-winkels, telefoons en netwerken;
- schade door ongevallen of letsel in het veld, ook als de SOS-functie of een andere veiligheidsfunctie niet werkte.
- Zijn we toch aansprakelijk, dan is dat beperkt tot directe schade en tot het bedrag dat de klant in de 3 maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis aan ons heeft betaald, met een maximum van € 5.000 per jaar. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.
- Een recht op schadevergoeding ontstaat alleen als de klant de schade binnen 30 dagen nadat hij die heeft ontdekt of had kunnen ontdekken, schriftelijk en met uitleg bij ons meldt. Elke vordering tegen ons vervalt 1 jaar nadat die is ontstaan.
- Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze leidinggevenden. Dat verbiedt de wet.
- Deze beperkingen gelden ook voor onze medewerkers en voor de partijen die we inschakelen.
Overmacht
We zijn niet aansprakelijk en hoeven onze verplichtingen niet na te komen bij overmacht. Daaronder valt elke omstandigheid buiten onze directe invloed, zoals storingen of fouten bij hosting-, internet-, e-mail- of kaartdiensten, uitval van GPS, stroom of netwerken, hacks, DDoS-aanvallen en virussen, fouten in software van derden, wijzigingen door Apple of Google in hun app-winkels of besturingssystemen, overheidsmaatregelen, ziekte van sleutelpersonen, brand en extreem weer. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder dat een schadevergoeding verschuldigd is.
Duur en beëindiging
- De overeenkomst loopt voor de afgesproken periode en wordt daarna steeds stilzwijgend verlengd met dezelfde periode, tenzij de klant uiterlijk 1 maand vóór het einde opzegt.
- Wij mogen de overeenkomst altijd opzeggen, zonder opgave van reden, met een opzegtermijn van 1 maand. Wat de klant vooruit heeft betaald voor de periode ná het einde, betalen we terug. Verder zijn we geen schadevergoeding verschuldigd.
- We mogen de toegang opschorten of de overeenkomst per direct beëindigen als de klant deze voorwaarden schendt, ondanks een herinnering niet betaalt, failliet gaat of surseance van betaling aanvraagt, of zijn bedrijf beëindigt.
- Na het einde van de overeenkomst heeft de klant 30 dagen om zijn gegevens te exporteren. Daarna verwijderen we de klantgegevens, behalve wat we wettelijk moeten bewaren. Afgeleide gegevens en getrainde modellen blijven bestaan; het gebruiksrecht voor modeltraining blijft ook na het einde van de overeenkomst gelden.
- Bedragen die de klant ons nog verschuldigd is, worden bij beëindiging direct opeisbaar.
Wijzigingen in het platform
We mogen het platform altijd aanpassen, verbeteren, uitbreiden of beperken, functies vervangen of stopzetten, en externe bronnen zoals kaarten, weerdiensten, lokgeluiden en protocollen wisselen of laten vallen. Oudere versies van de app hoeven we niet te blijven ondersteunen. Grote beperkingen melden we waar mogelijk vooraf. De klant kan hierdoor geen recht op schadevergoeding of terugbetaling krijgen.
Wijzigingen in de voorwaarden
We kunnen deze voorwaarden aanpassen. Belangrijke wijzigingen melden we minstens 30 dagen van tevoren. Gaat de klant niet akkoord met een wijziging die in zijn nadeel is, dan kan hij de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.
Overige bepalingen
- Back-ups door de klant: de klant is zelf verantwoordelijk voor het regelmatig exporteren en veilig bewaren van zijn gegevens. Onze back-ups zijn bedoeld om het platform te herstellen, niet als archief voor de klant.
- Overdracht: we mogen onze rechten en plichten uit de overeenkomst overdragen aan een andere partij, bijvoorbeeld bij een verkoop of overname van Velddesk. De klant geeft daar nu al toestemming voor. De klant mag zijn rechten en plichten alleen overdragen met onze schriftelijke toestemming.
- Referentie: we mogen de naam en het logo van de klant noemen als klant van Velddesk, bijvoorbeeld op onze website, tenzij de klant daar bezwaar tegen maakt.
- Nietigheid: is een bepaling in deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gelden. De ongeldige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.
- Bewijs: onze eigen administratie en logbestanden gelden als volledig bewijs, behalve als de klant het tegendeel bewijst.
Toepasselijk recht
Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen we eerst samen op tafel; komen we er niet uit, dan is de rechtbank Limburg bevoegd.
Vragen over deze voorwaarden? Mail naar info@freek.it of bel +31 6 52 62 45 72.